Wer muss sich im Jahr 2026 bei BDO anmelden und eine Jahresmeldung einreichen?

Bis zum 15. März müssen die im BDO-Register eingetragenen Unternehmen einen Jahresbericht vorlegen. Diese Frist löst jedes Jahr eine Welle der Nervosität aus. Viele Unternehmer analysieren erst dann, ob sie ihre Abfallnachweise korrekt geführt haben. In der Praxis beginnt das Problem oft schon früher. Ein Unternehmen meldet sich im Jahr 2025 oder 2026 bei der BDO an, hat aber schon vorher eine Abfalltätigkeit ausgeübt. Mit der bloßen Eintragung in das Register ist das Problem jedoch noch nicht gelöst. Wenn ein Unternehmen Abfälle erzeugt, entsorgt oder verpackte Produkte vermarktet hat, muss es auch Rechenschaft darüber ablegen, was es vor der Eintragung in die Abfalldatenbank getan hat. Das bedeutet, dass er die Aufzeichnungen rekonstruieren und ausstehende Berichte einreichen muss, die bis zu fünf Jahre zurückliegen können. Die Frage, wer sich im Jahr 2026 bei der BDO registrieren lassen muss, hat also eine praktische Dimension. Von der richtigen Antwort hängt die finanzielle Sicherheit des Unternehmens ab.

Wer muss sich bei BDO 2026 anmelden - allgemeine Regel

Das Prinzip ist einfach. Jedes Unternehmen, das abfallbezogene Tätigkeiten ausübt, sollte sich vorher in die BDO eintragen lassen. Der Umfang der Tätigkeit ist dabei unerheblich. Auch gelegentliche Tätigkeiten können zu einer Eintragungspflicht führen.

Dies gilt insbesondere für Unternehmer, die:

Die Registrierungspflicht gilt jedoch nicht für Unternehmen, die weniger Abfälle als die gesetzlichen Schwellenwerte erzeugen. Verordnung des Ministers für Klima und Umwelt vom 5. November 2024 listet u.a. Abfälle wie:

Wenn ein Unternehmer also Dienstleistungen erbringt, bei denen Abfälle anfallen, die in der oben genannten Verordnung aufgeführt sind, jedoch in Mengen, die die zulässigen Grenzwerte nicht überschreiten, sollte er prüfen, ob er für eine Registrierung bei BDO in Frage kommt. Natürlich kann die Pflicht zur Registrierung in der Abfalldatenbank auch dann gelten, wenn er keine oder nur geringe Mengen an Abfällen erzeugt, diese aber dennoch in irgendeiner Weise bewirtschaftet.

Für wen die BDO-Meldepflicht gilt

Die Meldepflicht gilt u.a. für Unternehmen, die im BDO-Register eingetragen sind:

Jeder registrierte Unternehmer muss bis zum 15. März einen Bericht über das vergangene Kalenderjahr vorlegen. Dieser Bericht stützt sich auf die geführten Abfallnachweise. Das größte Risiko besteht jedoch für Unternehmen, die sich zu spät angemeldet haben. Eine Eintragung im Jahr 2026 bedeutet nicht, dass eine frühere Tätigkeit irrelevant ist. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 2023 oder 2024 ohne Registrierung Abfälle erzeugt hat, muss es seine Aufzeichnungen in Ordnung bringen. In der Praxis bedeutet dies, dass die Aufzeichnungen rekonstruiert und ausstehende Berichte erstellt werden müssen.

Außerdem können die Behörden Daten aus verschiedenen Quellen vergleichen. Sie analysieren Rechnungen, Verträge, Transportdokumente und Daten von Auftragnehmern. Unstimmigkeiten zwischen der tatsächlichen Tätigkeit und den Aufzeichnungen kommen so schnell ans Licht. So wird der BDO-Bericht zum Moment, in dem die gesamte Geschichte des Unternehmens überprüft werden kann.

Nachmeldung bei BDO - warum sie die Vergangenheit nicht legalisiert

Viele Unternehmer gehen davon aus, dass mit dem Erhalt einer BDO-Nummer das Problem der Vorregistrierungsdaten verschwindet. Das Gesetz funktioniert jedoch anders. Die Registrierung hat keine rückwirkende Wirkung. Die Haftung für frühere Handlungen bleibt bestehen. Wenn ein Unternehmen verpackte Produkte ohne Eintragung in den Verkehr gebracht hat, hat es gegen das Gesetz verstoßen. Wenn es Abfälle produziert und keine Aufzeichnungen geführt hat, hat es ebenfalls gegen das Gesetz verstoßen. In einem solchen Fall müssen die Unterlagen in Ordnung gebracht und ausstehende Berichte erstellt werden.

Es ist daher ratsam, vor der ersten Meldung nach der Registrierung ein Audit der Tätigkeit durchzuführen. Es sollte festgestellt werden, wann die Pflicht zur Registrierung entstanden ist. Dann müssen die Abfallströme rekonstruiert und die Codes auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Erst dann kann die Meldung sicher eingereicht werden. Auf diese Weise wird das Risiko von Prüfungen und Geldstrafen minimiert.

Die häufigsten Fehler in BDOs, die zu Sanktionen führen

Unternehmer machen am häufigsten Fehler, die sich wiederholen:

Falsche Abfallcodes sind ebenfalls ein häufiges Problem. Eine falsche Einstufung kann den Umfang der Verpflichtungen und der erforderlichen Dokumente verändern. Darüber hinaus legen einige Händler „Null”-Meldungen vor, obwohl sie tatsächlich tätig waren.

Die Folgen können schwerwiegend sein. Der Gesetzgeber hat hohe Verwaltungsstrafen vorgesehen, die in extremen Fällen bis zu 1 Mio. PLN betragen können. Natürlich sind die Sanktionen gestaffelt. Die Behörde berücksichtigt jedoch das Ausmaß des Verstoßes und den Grad des Verschuldens.

Aus diesem Grund lohnt es sich, präventiv zu handeln und nicht erst, wenn ein Verfahren eingeleitet wurde. Darüber, wie viel Fehler bei der Abfallerfassung tatsächlich kosten können schrieben wir in einer früheren Veröffentlichung. Das Abfallgesetz sieht vor, dass ein Bußgeld verhängt wird, wenn der jährliche Abfallbericht nicht fristgerecht eingereicht wird. Das Gleiche gilt, wenn der Transporteur keine erzeugte Abfallumladekarte mit sich führt. Ein Betreiber, der gefährliche Abfälle als nicht gefährlich einstuft, um die Verantwortung für deren Entsorgung zu verringern, wird nach dem Gesetz ebenfalls mit einer Geldstrafe belegt. Gleiches gilt für den Fall, dass er absichtlich gefährliche Abfälle mit neutralen Abfällen vermischt.

Die oben genannten Fälle sowie das Versäumnis, systematisch Abfallregister zu führen, können ohne Weiteres zu einer Geldstrafe von bis zu 1 Million PLN führen.

Warum der professionelle Service von BDO wichtig ist

Eine professionelle BDO-Dienstleistung beginnt mit einem Audit. Zunächst muss festgestellt werden, ob und ab wann das Unternehmen Abfalltätigkeiten durchgeführt hat. Dann wird geprüft, welche Verpflichtungen sich realistischerweise aus dieser Tätigkeit ergeben. Erst dann werden die Aufzeichnungen sortiert und ein Bericht erstellt. Auf diese Weise gibt es kein Rätselraten - es wird nur nach Fakten gehandelt.

Wichtig ist, dass eine verspätete Anmeldung bei BDO ein besonders riskantes Szenario darstellt. Dann reicht es nicht aus, die Meldung einfach „hier und jetzt” korrekt zu übermitteln, um das Problem zu lösen. Es muss noch ein Zeitraum früherer Aktivitäten aufgearbeitet werden. Dazu gehört, dass die Unterlagen rekonstruiert und die ausstehenden Meldungen gegebenenfalls nachgeholt werden. Andernfalls hat das Unternehmen zwar eine BDO-Nummer, aber keine kohärente Historie. Der BDO-Service, den wir bei Ecologistics24 anbieten, hat auch einen operativen Wert. Erstens reduziert er den Aufwand auf Seiten des Kunden. Er muss keine Zeit mehr mit Zählen oder Prüfen verschwenden. Zweitens wird das Risiko von Fehlern aufgrund des Termindrucks zum 15. März verringert. Drittens wird die Konsistenz der Dokumente gewährleistet, was für die Rechnungsprüfung wichtig ist. Und schließlich kann das Verfahren über Jahre hinweg aufrechterhalten werden, anstatt jedes Jahr „das Feuer löschen” zu müssen.

Deshalb entscheiden sich viele Unternehmer für den BDO-Service von Ecologistics24. Wir entlasten das Unternehmen und übernehmen den Prozess umfassend: von der Prüfung der Pflichten und der Ordnung der Unterlagen über die Nachweisführung bis hin zur Erstellung und Einreichung des Berichts. Darüber hinaus haben wir ein Auge auf die Datenkonsistenz und unterstützen Sie bei Fragen im Schriftverkehr mit den Behörden. So verliert der Unternehmer keine Zeit, arbeitet nicht unter Termindruck und reduziert das Risiko kostspieliger Fehler.

Was jetzt vor dem 15. März zu tun ist: der sichere Weg für Unternehmen

Wenn der 15. März als Stichtag ansteht, sollten Sie nicht mit dem Bericht selbst beginnen. Beginnen Sie damit, die Grundlagen zu prüfen. Im Folgenden finden Sie praktische Schritte, um das Thema zu klären und das Risiko zu minimieren.

Wenn Ihr Unternehmen über Wachstum nachdenkt und auch außerhalb Polens tätig werden möchte, sollten Sie strategisch vorgehen. In naher Zukunft wird das europäische Meldesystem für Abfalltransporte entscheidend sein DIWASS. Es lohnt sich, sich frühzeitig dafür zu interessieren, denn die Registrierungspflicht gilt nicht nur für Spediteure, sondern für alle, die an der internationalen Abfallbeförderung beteiligt sind.