Abfallnachweise führen - die häufigsten Fehler und wie man sie vermeidet

Das Führen von Abfallregistern ist für viele Unternehmen in Polen eine wichtige Pflicht. Aufgrund der Komplexität der Vorschriften und der dynamischen Änderungen der Vorschriften können leicht Fehler gemacht werden. Fehler bei der Führung von Aufzeichnungen können ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. In diesem Artikel stellen wir die häufigsten Fehler vor, die Unternehmer bei der Führung von Abfallregistern machen, und geben Tipps, wie man sie vermeiden kann.

1. falsche Einstufung von Abfällen

Einer der häufigsten Fehler besteht darin, den Abfällen auf der Grundlage des Abfallkatalogs die falschen Codes zuzuweisen. Dies liegt daran, dass manche Abfälle je nach ihrer Zusammensetzung oder ihren Eigenschaften mehrere Codes haben. Es erfordert daher ein hohes Maß an Wissen und Erfahrung, um sie der richtigen Kategorie zuzuordnen. Die fraglichen Codes finden Sie in der Dekret des Klimaministers vom 2. Januar 2020. über den Abfallkatalog. Es handelt sich um ein Dokument, das die EU-Rechtsvorschriften über die Einstufung von Abfällen (ehemals Verordnung 1013/2006, jetzt Verordnung 2024/1157) berücksichtigt. Sie können es auch herunterladen und haben es immer zur Hand:

Was können Sie tun, um diesen Fehler zu vermeiden?

• Verwenden Sie nur offizielle Kataloge und Leitlinien.
• Konsultieren Sie Experten oder Umweltberatungsunternehmen.
• Aktualisieren Sie regelmäßig Ihr Wissen über Änderungen in der Klassifizierung.

Versäumnis, die Daten im BDO-System zu aktualisieren

Ab 2018 ist das BDO-System (Abfalldatenbank) das wichtigste Instrument, das Unternehmer, die in Polen Abfälle verwalten, nutzen müssen. Die Erfüllung der Aufzeichnungs- und Meldepflichten über dieses System ist nur dann sinnvoll, wenn die Daten des Unternehmens aktuell und sachlich korrekt sind. Laut aus Artikel 59 des Gesetzes vom 14. Dezember 2012 über AbfälleWenn sich die Angaben eines Unternehmens ändern (und es geht nicht nur um die Adresse, sondern auch darum, was das Unternehmen tut), muss es diese innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung aktualisieren. Geschieht dies nicht, kommt es zu den in Artikel 179 desselben Gesetzes genannten Folgen:

(1) Wer entgegen Artikel 50 Absatz 1, Artikel 59 Absatz 1 und Artikel 60 Absatz 1 einen Antrag auf Eintragung in das Register, auf Änderung der Eintragung in das Register oder auf Streichung aus dem Register nicht stellt oder einen Antrag stellt, der nicht den Tatsachen entspricht, wird mit Freiheitsentzug oder mit Geldstrafe bestraft.

Was können Sie tun, um diese Strafe zu vermeiden?

• Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Daten im BDO-System, insbesondere nach jeder Änderung in der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, wie z. B. einem Adresswechsel, einer Erweiterung der Geschäftstätigkeit oder der Aufnahme neuer Abfallarten.
• Einführung interner Verfahren zur Überwachung von Geschäftsveränderungen.

Fehlerhaftes Ausfüllen von Abfallübernahmescheinen (WTP)

Ein Abfallübernahmeschein (KPO) ist ein Dokument, das die Übergabe von Abfällen an eine andere Partei bestätigt. Manchmal kommt es bereits beim Ausfüllen der Angaben zu Gewicht, Abfallart oder Empfängerangaben zu Fehlern. Es ist erwähnenswert, dass Fehler im KPO oft unwissentlich in der Abfallinventarkarte (KEO) reproduziert werden. Deshalb ist es so wichtig, die Dokumente in jeder Phase genau zu prüfen.

Was können Sie tun, um diesen Fehler zu vermeiden?

• Prüfen Sie vor allem die Daten, bevor Sie die KPO genehmigen. Das wird zwar den gesamten Records Management Prozess in BDO etwas verlängern, aber der Aufwand lohnt sich.
• Nutzen Sie die Vorteile die Unterstützung von erfahrenen Beraternder Ihnen zeigt, wie Sie das KPO ausfüllen, um Fehler zu vermeiden, oder es für Sie erledigt.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Kompatibilität von KPO und KEO.

4. Nichteinhaltung der Meldefristen

Viele Unternehmer vergessen leider die Fristen für die Einreichung ihrer jährlichen Abfallberichte. Dafür gibt es jedoch keine Entschuldigung. Denn die Meldepflicht muss von jedem bei BDO registrierten Entsorgungspflichtigen erfüllt werden. Gemäß Artikel 75 des im Artikel erwähnten Abfallgesetzes müssen die Berichte bis zum 15. März eines jeden Jahres für das vorangegangene Jahr eingereicht werden. Verspätungen können leider zu Geldstrafen von bis zu 5 000 PLN führen.

Wie können Sie also die Meldefrist im Auge behalten?

• Führen Sie ein Erinnerungssystem für Fristen ein, z. B. mit Hilfe von Online-Kalendern oder Software zur Verwaltung von Unterlagen.
• Benennen Sie bestimmte Personen, die für die Berichterstattung verantwortlich sind.
• Überprüfen Sie einige Wochen vor Ablauf der Frist unbedingt die Übereinstimmung und Vollständigkeit der Unterlagen.

5. Versäumnis, die Aufzeichnungen während des vorgeschriebenen Zeitraums aufzubewahren

Gemäß Artikel 72 des Abfallgesetzes müssen Abfallnachweise mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden:

Der Besitzer von Abfällen ist verpflichtet, die Unterlagen und Daten, auf deren Grundlage die in Artikel 67 Absatz 1 genannten Abfallnachweise erstellt werden, fünf Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem diese Abfallnachweise erstellt wurden (...)

Es lohnt sich jedoch, diese Frist einzuhalten, da das Unternehmen sonst ein Bußgeld riskiert.

Was sollten Sie tun?

• Führen Sie elektronische und Papieraufzeichnungen.
• Sorgen Sie dafür, dass die Dokumente sicher abgelegt werden. Der Verlust oder die versehentliche Vernichtung eines Dokuments ist keine glaubwürdige Entschuldigung für einen Beamten.
• Überprüfen Sie systematisch die von Ihnen geführten Unterlagen. Stellen Sie sicher, dass die darin enthaltenen Informationen korrekt sind.

6. mangelnde Schulung des Personals, das mit Abfallnachweisen arbeitet

Ungeschulte Mitarbeiter können - und werden leider - Fehler machen. Und leider können diese das Unternehmen viel kosten. Dabei geht es nicht nur um die Zeit, die es braucht, um Korrekturen vorzunehmen. Es geht auch um administrative und finanzielle Probleme. Letztere können das Konto eines Unternehmens sogar um Hunderttausende von Zloty leeren.

Wie lässt sich dieser Fehler vermeiden?

• Organisieren Sie regelmäßige Schulungen zur Abfallwirtschaft oder schicken Sie ausgewählte Mitarbeiter zu Schulungen, die von einem externen Unternehmen organisiert werden.
• Überwachen Sie Änderungen der Rechtsvorschriften und informieren Sie Ihre Mitarbeiter, sobald neue, für Ihr Unternehmen wichtige Abfallbewirtschaftungsvorschriften bekannt gegeben werden.
• Profitieren Sie von zertifizierten Branchenkursen und Workshops.

7. das Führen von Abfallregistern ohne Angabe aller Abfallcodes

Leider neigen die Unternehmen dazu, gefährliche Abfälle oder Abfälle, die in kleineren Mengen anfallen, zu übersehen, weil sie denken, dass diese Mengen nicht der Aufzeichnungspflicht unterliegen. Es sollte jedoch daran erinnert werden, dass neue Regelungen eingeführt wurden, wie z.B. der Erlass des Ministers für Klima und Umwelt vom 5. November 2024, auf dessen Grundlage ab Anfang des Jahres jede Menge gefährlicher Abfälle ist zu registrieren.

Was kann getan werden, um die Abfallnachweisführung zu erleichtern?

• Regelmäßige Überprüfung der Produktionsprozesse auf Abfallaufkommen.
• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über jede Art von Abfall.
• Überprüfung der Vollständigkeit der Aufzeichnungen bei internen Audits.

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Die Vermeidung von Fehlern in den Abfallnachweisen erfordert vor allem Sorgfalt, Kenntnis der Vorschriften und regelmäßige Schulungen. Die korrekte Einstufung von Abfällen, die rechtzeitige Berichterstattung und die Aktualisierung der Daten sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Abfallmanagement in einem Unternehmen.