Twoje BDO, nasza odpowiedzialność — obsługa dla firm end-to-end

BDO to rejestr, który przesądza o legalności obiegu odpadów. Obowiązki wynikają z roli, bo wytwórca, zbierający czy transportujący rozliczają się inaczej niż podmiot przetwarzający. Każdy musi jednak zadbać o właściwy wpis oraz jego aktualizację, a część — dodatkowo — o bieżącą ewidencję KPO i coroczne sprawozdania. Zaniedbania szybko zamieniają się w decyzje administracyjne, mandaty i przestoje. Dlatego lepiej działać zawczasu. Obsługa BDO dla firm po naszej stronie to rozwiązanie, które ogranicza ryzyko kar.

Zanim przejdziesz dalej — dlaczego to w ogóle ważne

Nie każda firma wie, że powinna być wpisana w rejestrze BDO. Część z nich ma założone konto, ale nie obejmuje ono faktycznej działalności lub nie zawiera kompletu danych. Zdarza się również, że część obiegu informacji odbywa się poza systemem. Takie praktyki były dopuszczalne wyłącznie w pierwszych miesiącach działania systemu, gdy nie działał w pełni tak jak powinien. Obecnie jednak przepisy są bezwzględne więc żadne tłumaczenia nic nie dadzą – jeśli dane nie znajdują się w rejestrze, urząd ma prawo wyciągnąć konsekwencje. Dlatego mówimy o ryzyku wprost.

Czym narażasz się na kary finansowe – krótkie przypomnienie

• Brak wpisu w BDO: 5 000–1 000 000 zł administracyjnej kary pieniężnej.
• Nierzetelna lub nieprowadzona ewidencja: do 1 000 000 zł.
  (o tych i o innych błędach przeczytasz również w artykule dedykowanym najczęstszym błędom jakie firmy popełniają w BDO).
• Brak rocznego sprawozdania: do 5 000 zł.
• Transport odpadów bez wymaganego wpisu: 2 000–10 000 zł administracyjnej kary pieniężnej.
  (więcej na ten temat przeczytasz w naszej publikacji o konsekwencjach błędów w transporcie odpadów).

Podane kwoty to jedynie widełki ustawowe. Ostateczną karę ustala bowiem WIOŚ, biorąc pod uwagę takie czynniki jak rodzaj naruszenia, skala działania oraz wpływ na środowisko. Najwyższe sankcje dotyczą poważnych szkód, ale nawet „mniejsze” uchybienia mają swoje konsekwencje. Lekceważenie BDO uderza nie tylko prawnie, lecz także wizerunkowo: kontrahenci mogą wstrzymać realizację zlecenia, a przetargi przepadną. Niżej pokażemy, gdzie najłatwiej o błędy i jak szybko ocenić ryzyko.

PILNY KONTAKT

Rejestracja w BDO — błędny lub nieaktualny wpis

Jak do tego dochodzi?

Kiedy firma poszerza zakres działalności, zmieniają się role i procesy w BDO. Kupujesz auto, aby wozić odpady na zlecenie? Powiększasz magazyn, bo pojawiają się nowe frakcje jakie chcesz wytwarzać? Otwierasz dodatkową lokalizację albo zaczynasz zbierać odpady, a nie tylko je wytwarzać? Każda z tych decyzji wymaga, aby wpis w BDO odzwierciedlał rzeczywistość: właściwe działy i procesy, kody odpadów, miejsca prowadzenia działalności, transport oraz osoby z uprawnieniami. Aktualizacja to nie dodatek — to warunek legalności.

Jeśli wpis w rejestrze nie pokrywa się ze stanem faktycznym, ryzyko pojawia się od razu. Kontrahent ma obowiązek sprawdzić firmę w BDO i gdy coś wzbudzi jego wątpliwości, może i powinien wstrzymać odbiór. WIOŚ widzi różnicę między tym, co robisz, a tym, co masz we wpisie. Skutek bywa prosty: wstrzymanie wykonywania rozszerzonej usługi do czasu publikacji zmian, a dodatkowo decyzja administracyjna i stosowna kara. Pamiętaj, że złożony wniosek nie uprawnia do działania w nowym zakresie, dopóki wpis nie zostanie opublikowany. Dlatego planuj aktualizację zanim pomyślisz o pierwszym zleceniu. Nasza obsługa BDO dla firm obejmuje audyt twojego wpisu firmowego, przygotowanie wniosku z kompletem załączników i monitorowanie sytuacji do czasu publikacji, żebyś mógł kontynuować legalną pracę.

Sprawdź, czy…

• wpis twojej firmy w BDO obejmuje aktualne procesy (wytwarzanie, zbieranie, transport, magazynowanie),
• kody z katalogu i procesy jakie deklarujesz w rejestrze odzwierciedlają realny obieg odpadów,
• dane firmy i uprawnienia/decyzje są aktualne i przypisane do właściwego konta

Jeśli nie masz pewności: przeprowadzimy audyt wpisu i przygotujemy wniosek o rozszerzenie/aktualizację.

Karty Przekazania Odpadów – brak zgodności

Jak do tego dochodzi?

Karta Przekazania Odpadów powstaje w rejestrze BDO jeszcze przed rozpoczęciem transportu, a strony uczestniczące w przemieszczeniu zatwierdzają ją w kolejnych krokach. Tu właśnie najłatwiej o błąd, bo presja czasu bywa duża. Błąd w kodzie odpadu może wynikać z pośpiechu, złej interpretacji wyniku analizy fizyko-chemicznej albo—choć rzadko—celowego zaniżania ryzyka. Z masą bywa podobnie: ktoś wpisze szacunek zamiast wyniku z pomiaru wagi i problemy gotowe. Dane przewoźnika i odbiorcy zaczytują się na podstawie numerów BDO, więc jeśli pojawia się niespójność, wynika ona z błędów w pierwotnym wpisie danego podmiotu. Dane środka transportu wpisywane są jednak ręcznie, więc literówka w rejestracji albo zamiana naczepy to klasyczny błąd ludzki. Dlatego tu liczy się czujność.

A gdy KPO puszczana jest w obieg z błędem i kontrola zatrzymuje auto, okazuje się, że dokumenty nie są spójne np. z CMR. Wtedy zaczynają się korekty, telefony i pojawia się widmo kosztów postoju i spóźnienia na rozładunek. Lepiej temu zapobiec. Ważne jest by sprawdzać wszystkie dane w karcie przekazania odpadu zanim towar zostanie załadowany na naczepę. Każdy uczestnik przewozu również ma obowiązek weryfikacji danych, bo za błędy odpowiadają kolektywnie wszyscy.

Sprawdź, czy…

• kod i opis odpadu są spójne z wynikiem analizy oraz katalogiem,
• masa pochodzi z ważenia, nie z szacunków,
• numery BDO stron są poprawne i aktywne,
• rejestracja pojazdu/naczepy zgadza się z dyspozycją

Jeśli chcesz mieć pewność, że twoje KPO są poprawne, zleć nam ich analizę i/lub korektę:

Ewidencja — efekt domina

Ustawodawca zarządził, że ewidencja odpadów musi być dokonywana „niezwłocznie”, przy czym zostawił pole do interpretacji tego pojęcia. Jedna firma zewidencjonuje odpady zaraz po zakończonej usłudze, w wyniku której zostały wytworzone. Dla innej firmy „niezwłocznie” może oznaczać „raz w tygodniu” jako jego podsumowanie. Kolejna może to jeszcze inaczej zinterpretować. Wszystko sprowadza się jednak do tego, by w ostatecznym rozrachunku dane zbierane były systematycznie. Wystarczy jednak drobny błąd.

Później zaczyna działać efekt domina. Mała luka w ewidencji przesuwa kolejne wpisy, zaciera daty i zaburza sumy. Odbiorca dopytuje, a ty próbujesz wrócić do zapisów zdarzeń sprzed tygodni. Rozwiązanie jest proste, chociaż wymaga dyscypliny: skrupulatne spisywanie wszystkiego, co związane z zarządzaniem odpadami (albo trzeba przygotować się na kary finansowe). Dzięki temu ewidencja nie budzi zastrzeżeń, a dane są gotowe na sprawozdanie. Jeśli nie chcesz mierzyć się z tym sam, taki porządek zapewni nasza obsługa BDO dla firm.

Sprawdź, czy…

• nie pominąłeś żadnego rekordu ze zrealizowanych zadań, dotyczących gospodarowania odpadami
• wszystkie notatki „na brudno” przeniosłeś do ewidencji w BDO
• uwzględniłeś prawidłowe kody odpadów
• masa odpadów wynika z ich faktycznego ważenia, a nie z szacunków

Nie ryzykuj kar za błędną ewidencję. Zleć ją nam:

Sprawozdawczość — pośpiech najgorszym doradcą

Wbrew pozorom rok mija szybko, dlatego bardzo ważne jest to, o czym wspomnieliśmy, czyli porządek w dokumentach i systematyczne zbieranie danych o odpadach. Sprawozdanie na bazie tych danych składa się w połowie marca każdego roku, jednak pierwszy kwartał bywa chaotyczny, dlatego warto opracować plan, dzięki któremu wszystko przebiegnie bez zakłóceń, a sprawozdanie trafi do urzędu.

Warto działać z wyprzedzeniem. Najlepiej rozłożyć wszystko na poszczególne kwartały i po zakończeniu każdego sprawdzać zgodność danych ze zrealizowanych zleceń, KPO i innych dokumentów, mogących mieć znaczenie. Dzięki temu nie będzie obaw o błędy w sprawozdaniu bo nie będzie działania w pośpiechu a jedynie kalkulacje w oparciu o sprawdzone dane. Jeśli chcesz pozbyć się ryzyka, wypełnimy obowiązek sprawozdawczy za ciebie w ramach obsługi BDO dla firm.

Sprawdź, czy…

• masz robocze zestawienie danych odpadowych za I–IV kwartał
• wszystkie KPO z całego roku sprawozdawczego są „zamknięte”
• trzymasz w jednym miejscu wszystkie potwierdzenia: wyniki ważenia, analizy, decyzje, zlecenia – gotowe do wglądu – w wersji analogowej lub cyfrowej

Sprawozdanie kompletne i złożone na czas? Z nami to możliwe:

Po czym poznasz, że będzie ci potrzebna pomoc w zarządzaniu BDO

• popełniasz drobne błędy bo brakuje czasu na dokładniejsze sprawdzenie danych
• bazujesz na danych papierowych i zapominasz przenosić je do BDO
• nie aktualizujesz wpisu odpowiednio szybko w stosunku do zmian jakie zachodzą w firmie
• nie ma jednej „osoby od BDO”, więc odpowiedzialność za błędy się rozmywa

W takich realiach outsourcing obsługi BDO oszczędza czas, ogranicza ryzyko i porządkuje odpowiedzialność.