Unterlagen für die PPWR-Erklärung – was muss man vorbereiten?
Die Unterlagen für die PPWR-Erklärung bilden die Grundlage jeder Konformitätserklärung. Auf deren Grundlage weist der Hersteller nach, dass die Verpackung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Welche Unterlagen können erforderlich sein und womit sollte man bei deren Zusammenstellung beginnen? Die Antwort hängt von der Art der Verpackung ab, doch ein Teil davon wird in den meisten Fällen immer wieder vorkommen.
Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die PPWR vor?
Die Vorschriften für Verpackungen werden durch weitere Durchführungsrechtsakte, Leitlinien und Auslegungen weiterentwickelt. Wir beobachten die Änderungen laufend und analysieren deren Auswirkungen auf die Unternehmen. Wenn Sie wissen möchten, welche Verpflichtungen für Ihr Unternehmen gelten und wie Sie sich rechtzeitig darauf vorbereiten können, wenden Sie sich bitte an unser Team.:
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Warum reicht die PPWR-Konformitätserklärung allein nicht aus?
Deklaracja zgodności PPWR jest oświadczeniem producenta, że opakowanie spełnia wymagania określone w rozporządzeniu. Sama w sobie nie stanowi jednak dowodu zgodności.
Jede darin enthaltene Erklärung sollte sich aus den technischen Unterlagen ergeben. Diese bestätigen nämlich, dass der Hersteller die Anforderungen der PPWR geprüft hat und über Informationen verfügt, die den Inhalt der Erklärung begründen.
Das lässt sich ganz einfach darstellen:
Anforderungen der PPWR → Technische Dokumentation → Konformitätserklärung
Najpierw producent ocenia zgodność opakowania z wymaganiami rozporządzenia. Następnie gromadzi dokumentację potwierdzającą wyniki tej oceny. Dopiero na końcu sporządza deklarację zgodności PPWR.
Daher kann die Behörde bei einer Kontrolle nicht nur die Erklärung selbst, sondern auch die Unterlagen anfordern, auf deren Grundlage diese erstellt wurde.
Das sollte man sich merken
Die PPWR-Konformitätserklärung ersetzt nicht die technische Dokumentation. Sie stellt lediglich eine Zusammenfassung davon dar.
Unterlagen für die PPWR-Erklärung – Wo soll man mit dem Zusammenstellen anfangen??
Der größte Fehler ist es, erst dann mit der Zusammenstellung der Unterlagen zu beginnen, wenn die Konformitätserklärung unterzeichnet werden muss.
In der Praxis entstehen die meisten Informationen bereits viel früher – schon in der Phase der Verpackungsgestaltung, der Materialauswahl oder der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Wenn der Hersteller nicht dafür sorgt, dass diese Informationen laufend gesammelt werden, kann sich die spätere Rekonstruktion der vollständigen Dokumentation als schwierig oder zeitaufwendig erweisen.
Eine gute Lösung besteht darin, die Dokumentation als Prozess und nicht als einmalige Pflicht zu betrachten. Es empfiehlt sich, von Anfang an eine Sammlung von Dokumenten zu einer bestimmten Verpackung anzulegen und diese bei Vorliegen neuer Informationen zu ergänzen.
Dadurch wird die Erstellung der PPWR-Konformitätserklärung lediglich zum formellen Abschluss des gesamten Prozesses und nicht mehr zu einer hektischen Suche nach fehlenden Daten.
In den folgenden Abschnitten stellen wir Dokumente vor, die meist die Grundlage der technischen Dokumentation bilden und für die Erstellung der PPWR-Konformitätserklärung erforderlich sein können.
Technische Dokumentation – die Grundlage der gesamten Erklärung
Die wichtigste Informationsquelle, auf der die Konformitätserklärung basiert, ist die technische Dokumentation. Anhand dieser Dokumentation lässt sich nachweisen, dass die Verpackung die in der PPWR-Verordnung festgelegten Anforderungen erfüllt.
Die technische Dokumentation sollte jedoch nicht mit einem einzelnen Schreiben verwechselt werden. In der Praxis handelt es sich dabei um eine Sammlung von Informationen, Analysen, Berechnungen und Unterlagen, die die Konformität der Verpackung mit den jeweiligen Anforderungen belegen.
Der Umfang dieser Unterlagen kann je nach Art der Verpackung variieren. Für einen einfachen Karton sind andere Angaben erforderlich als für eine aus mehreren Materialien bestehende Kunststoffverpackung. In jedem Fall ist das Ziel jedoch dasselbe – den Nachweis zu erbringen, dass der Hersteller über die erforderlichen Grundlagen verfügt, um die Konformitätserklärung zu unterzeichnen.
Wichtig ist, dass die technische Dokumentation nicht ausschließlich dem Hersteller dient. Im Falle einer Kontrolle kann sie den zuständigen Behörden als Nachweis dafür vorgelegt werden, dass die Verpackung den Anforderungen der PPWR entspricht.
In der Praxis
Die Konformitätserklärung beantwortet folgende Frage: „Erfüllt die Verpackung die Anforderungen der PPWR?” Die technische Dokumentation beantwortet folgende Fragen: „Auf welcher Grundlage wurde das festgestellt?”
Aus welchen Unterlagen kann sich die technische Dokumentation zusammensetzen?
Die PPWR-Verordnung enthält keine abschließende Liste der Unterlagen, die jeder Hersteller zusammenstellen muss. Sie legt jedoch fest, welche Informationen in der technischen Dokumentation enthalten sein sollten. Das bedeutet, dass der Umfang der Unterlagen je nach Art der Verpackung und den dafür geltenden Anforderungen variieren kann.
In der Praxis werden sich jedoch viele Dokumente überschneiden. Der Hersteller greift häufig auf Unterlagen zurück, die von Rohstofflieferanten erstellt wurden, sowie auf Laborergebnisse, technische Spezifikationen oder eigene Analysen und Berechnungen.
In den folgenden Abschnitten dieses Artikels werden wir auf die Dokumente eingehen, die meist die Grundlage der technischen Dokumentation bilden und dabei helfen, die Konformität der Verpackung mit den Anforderungen der PPWR nachzuweisen.
Materialspezifikation – damit fängt in der Regel alles an
Eines der grundlegenden Dokumente ist die Materialspezifikation der Verpackung. Darin ist aufgeführt, aus welchen Materialien die Verpackung hergestellt wurde und welchen Anteil die einzelnen Komponenten haben.
Anhand dieser Informationen kann der Hersteller unter anderem beurteilen, ob die Verpackung die Anforderungen hinsichtlich der Materialzusammensetzung, der Recyclingfähigkeit oder des Anteils an Recyclingmaterialen erfüllt.
Die Materialspezifikation stammt in der Regel vom Verpackungshersteller oder vom Lieferanten der einzelnen Komponenten. Es empfiehlt sich, bereits in der Entwurfs- oder Beschaffungsphase der Verpackung dafür zu sorgen, dass diese vorliegt. So lassen sich spätere Probleme bei der Zusammenstellung der Dokumentation vermeiden.
Wichtig ist, dass die Materialspezifikation allein in der Regel nicht ausreicht, um eine Konformitätserklärung zu erstellen. Sie stellt jedoch eines der wichtigsten Elemente der gesamten technischen Dokumentation dar und ist häufig der Ausgangspunkt für weitere Analysen.
Lieferantenunterlagen – bilden oft die Grundlage der gesamten Dokumentation
Der Verpackungshersteller verfügt nicht immer selbst über alle Informationen, die für die Konformitätsbewertung erforderlich sind. In vielen Fällen muss er sich auf die von seinen Lieferanten übermittelten Unterlagen stützen.
Dazu können unter anderem Rohstoffspezifikationen, Angaben zur Materialzusammensetzung, Informationen zum Anteil an Recyclingmaterialien oder die Ergebnisse von Prüfungen einzelner Komponenten gehören.
Je komplexer die Lieferkette ist, desto wichtiger wird die Qualität der erhaltenen Unterlagen. Wenn einer der Lieferanten die erforderlichen Informationen nicht übermittelt, kann es für den Hersteller schwierig werden, die Konformität der fertigen Verpackung nachzuweisen.
Daher lohnt es sich, bereits zu Beginn der Zusammenarbeit festzulegen, welche Unterlagen mit den Lieferungen übermittelt werden und wie oft sie aktualisiert werden.
Gut zu wissen
Technische Unterlagen werden nur sehr selten ausschließlich in einem einzigen Unternehmen erstellt. Meistens sind sie das Ergebnis einer Zusammenarbeit zwischen dem Verpackungshersteller und den Lieferanten von Rohstoffen und Komponenten.
Untersuchungs- und Testberichte – wann können sie erforderlich sein?
Nicht alle Informationen lassen sich ausschließlich anhand der Materialspezifikation oder der Erklärung des Lieferanten bestätigen. In manchen Fällen kann es erforderlich sein, Laboruntersuchungen durchzuführen oder zusätzliche Tests vorzunehmen.
Ihr Umfang hängt von der Art der Verpackung und den für sie geltenden Anforderungen ab. Die Untersuchungen können sich unter anderem auf die Eigenschaften der Materialien, das Vorhandensein bestimmter Stoffe oder auf Parameter beziehen, die für die Einhaltung der PPWR von Bedeutung sind.
Prüfberichte stellen eine wertvolle Ergänzung der technischen Unterlagen dar, da sie auf objektiven Messergebnissen beruhen. Dadurch kann der Hersteller leichter nachweisen, dass die Konformitätserklärung auf der Grundlage zuverlässiger Daten erstellt wurde.
Das bedeutet jedoch nicht, dass für jede Verpackung der gesamte Umfang an Prüfungen durchgeführt werden muss. Ob diese erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Einzelfall und den geltenden Anforderungen ab.
Unterlagen zum Nachweis der Verwendung von Recyclingmaterialien
Eines der wichtigsten Ziele des PPWR ist es, den Anteil an Recyclingmaterialien in neuen Verpackungen zu erhöhen. Wenn ein Hersteller angibt, solche Materialien zu verwenden, sollte er über Unterlagen verfügen, die dies belegen.
Meistens handelt es sich dabei um Angaben des Rohstofflieferanten oder des Komponentenherstellers. Je nach Situation können dies Erklärungen, Zertifikate oder andere Dokumente sein, aus denen der Anteil an recyceltem Material hervorgeht.
Man sollte bedenken, dass die Produktinformationen allein nicht immer ausreichen. Der Hersteller sollte nachweisen können, woher die bei der Erstellung der technischen Dokumentation verwendeten Daten stammen.
Dokumente zum Anteil an Recyclingmaterialien werden mit dem Inkrafttreten weiterer, in der PPWR vorgesehener Verpflichtungen eine immer größere Rolle spielen.
Wie lässt sich die Recyclingfähigkeit einer Verpackung nachweisen?
Eines der Ziele des PPWR ist es, die Anzahl der Verpackungen zu erhöhen, die effektiv recycelt werden können. Die bloße Angabe, dass eine Verpackung recycelbar ist, reicht jedoch nicht aus. Der Hersteller sollte über Unterlagen verfügen, die belegen, dass diese Einschätzung begründet ist.
Die Art und Weise, wie die Recyclingfähigkeit nachgewiesen wird, hängt von der Art der Verpackung und den geltenden Anforderungen ab. In der Praxis kann es sich dabei um technische Analysen, Untersuchungsergebnisse, Konstruktionsunterlagen oder andere Unterlagen handeln, die die Erfüllung der entsprechenden Kriterien belegen.
Man sollte bedenken, dass die Recyclingfähigkeit für die gesamte Verpackung bewertet wird. Von Bedeutung sind daher nicht nur das Material, aus dem sie hergestellt wurde, sondern auch ihre Konstruktion, die verwendeten Zusatzstoffe sowie die Art und Weise, wie die einzelnen Elemente miteinander verbunden sind.
Zu den Unterlagen, die die Recyclingfähigkeit belegen, können unter anderem gehören:
In der Praxis
Zwei Verpackungen aus demselben Material weisen nicht immer das gleiche Verwertungspotenzial auf. Oft hängt das Ergebnis von ihrer Konstruktion ab.
Unterlagen, die die Minimierung der Verpackungsmenge belegen
Die PPWR sieht vor, dass eine Verpackung nur so viel Material enthalten sollte, wie tatsächlich zur Erfüllung ihrer Funktion erforderlich ist. Der Hersteller sollte daher nachweisen, dass Gewicht und Volumen der Verpackung nicht größer sind als nötig.
Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Verpackung von Grund auf neu entworfen werden muss. In vielen Fällen reichen Unterlagen aus, aus denen hervorgeht, dass der Hersteller die verfügbaren Lösungen geprüft und die Verpackungskonstruktion bewusst ausgewählt hat.
Zu diesen Unterlagen können unter anderem gehören:
Mit diesen Unterlagen soll nachgewiesen werden, dass der Hersteller keine übermäßige Materialmenge verwendet hat und dass die Konstruktion der Verpackung ihrem Verwendungszweck entspricht.
Der häufigste Fehler
Viele Unternehmer gehen davon aus, dass sich die Anforderungen an die Minimierung von Verpackungen ausschließlich auf deren Gewicht beziehen. Tatsächlich spielen jedoch auch das Volumen, die Konstruktion und die Funktion, die die Verpackung erfüllen soll, eine Rolle.
Wird jeder Hersteller denselben Satz an Unterlagen benötigen?
Nein. Der Umfang der technischen Dokumentation hängt stets von der jeweiligen Verpackung und den dafür geltenden Anforderungen ab.
Für eine einfache Verpackung aus einem einzigen Material sind in der Regel weniger Unterlagen erforderlich als für eine Verpackung aus mehreren Materialien oder für spezielle Anwendungszwecke. Unterschiede können sich auch aus der Art der verwendeten Rohstoffe, der Produktionstechnologie oder der Verpflichtung zum Nachweis der Erfüllung bestimmter Anforderungen der Verpackungsverordnung ergeben.
Daher gibt es keine einheitliche Liste von Dokumenten, die in jedem Fall verwendet werden kann. Viel wichtiger ist es, festzustellen, welche Verpflichtungen für eine bestimmte Verpackung gelten, und anschließend die Dokumente zusammenzustellen, die deren Erfüllung belegen.
Bevor Sie mit der Erstellung der Steuererklärung beginnen, sollten Sie sich einige Fragen stellen:
Müssen Importeur und Händler über die vollständige Dokumentation verfügen?
Nicht jedes an der Lieferkette beteiligte Unternehmen ist im gleichen Umfang für die Erstellung der technischen Unterlagen verantwortlich. Die größte Verantwortung liegt in der Regel beim Hersteller, da dieser die Konformitätserklärung erstellt und für den Nachweis der Konformität der Verpackung verantwortlich ist.
Der Importeur sollte sich jedoch nicht darauf beschränken, lediglich im Besitz der Erklärung zu sein. Er sollte prüfen, ob der Hersteller die erforderlichen Unterlagen erstellt hat und ob diese den zuständigen Behörden vorgelegt werden können.
Auch der Händler muss Vorsicht walten lassen. Hat er Grund zu der Annahme, dass die Verpackung die Anforderungen nicht erfüllt, sollte er sie nicht in Verkehr bringen, ohne die Angelegenheit zuvor zu klären.
In der Praxis sollte der Importeur oder Händler zumindest Zugang zu folgenden Informationen haben:
In der Praxis
Je weiter ein Unternehmen vom Hersteller entfernt ist, desto wichtiger wird ein reibungsloser Dokumentenfluss. Fehlende Informationen seitens des Lieferanten können den Weiterverkauf der Verpackung blockieren.
Was ist zu tun, wenn der Lieferant die erforderlichen Unterlagen nicht übermittelt?
Dies ist eines der häufigsten Probleme, die bei der Zusammenstellung der Unterlagen auftreten können. Der Lieferant bestätigt die Konformität des Materials oder der Komponente, legt jedoch keine Unterlagen vor, anhand derer sich dies überprüfen lässt.
In einer solchen Situation sollte man sich nicht mit einer allgemeinen Zusicherung begnügen. Der Hersteller sollte klar darlegen, welche Informationen er benötigt und zu welchem Zweck diese verwendet werden.
Am besten bitten Sie den Lieferanten um Folgendes:
Falls der Lieferant nicht bereit ist, die vollständigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, kann eine andere Form der Bestätigung vereinbart werden. Diese sollte jedoch weiterhin den Nachweis ermöglichen, woher die in der technischen Dokumentation verwendeten Daten stammen.
Der häufigste Fehler
Das Unternehmen akzeptiert eine mündliche Zusicherung des Lieferanten oder eine Mitteilung per E-Mail und betrachtet diese als ausreichenden Nachweis der Konformität. Bei einer Kontrolle reicht dies jedoch möglicherweise nicht aus.
Was sind die Folgen, wenn die Unterlagen zur PPWR-Erklärung fehlen?
Das Fehlen von Unterlagen ist nicht nur ein rein formales Problem. Vor allem erschwert es den Nachweis, dass die Konformitätserklärung auf der Grundlage zuverlässiger Daten erstellt wurde.
Falls die Behörde Unterlagen anfordert, sollte der Hersteller darlegen können, auf welcher Grundlage er die Verpackung als konform mit den Anforderungen eingestuft hat. Ohne entsprechende Unterlagen kann die Konformitätserklärung selbst in Frage gestellt werden.
Zu den Auswirkungen können unter anderem gehören:
Daher empfiehlt es sich, die Dokumentation bereits vor dem Inverkehrbringen der Verpackung zu erstellen. Die nachträgliche Rekonstruktion der Daten ist in der Regel teurer, schwieriger und riskanter als deren systematische Erfassung.
Müssen Importeur und Händler über die vollständige Dokumentation verfügen?
Nicht immer. Der Umfang der Pflichten hängt in erster Linie von der Rolle ab, die das jeweilige Unternehmen in der Lieferkette einnimmt, sowie davon, ob es gemäß der PPWR als Hersteller gilt.
Es ist zu beachten, dass der Hersteller im Sinne des PPWR nicht immer das Unternehmen ist, das die Verpackung physisch hergestellt hat. In einigen Fällen kann die Verantwortung für die Konformität der Verpackung und die Erstellung der Konformitätserklärung bei einem anderen Unternehmen liegen, beispielsweise beim Markeninhaber, der die Verpackung unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke in Verkehr bringt.
Auch die übrigen Beteiligten der Lieferkette haben Verpflichtungen gemäß dem PPWR, deren Umfang jedoch unterschiedlich sein kann. Daher sollte vor Beginn der Erstellung der Unterlagen geklärt werden, welche Stelle für den Nachweis der Konformität der jeweiligen Verpackung verantwortlich ist.
Gut zu wissen
Das Thema der Verantwortung für die Erstellung der Konformitätserklärung haben wir in dem Artikel ausführlicher behandelt „PPWR-Konformitätserklärung – was müssen Sie wissen?”. Es lohnt sich, sich damit vertraut zu machen, bevor man mit der Zusammenstellung der Unterlagen beginnt.
Was ist zu tun, wenn ein Teil der Dokumente nicht verfügbar ist?
Die Erstellung der technischen Dokumentation erfordert häufig die Zusammenarbeit mit Verpackungsherstellern, Rohstofflieferanten und Herstellern einzelner Komponenten. Von ihnen stammen die Informationen, die später die Grundlage für die Konformitätserklärung bilden.
Sollten Teile der Unterlagen fehlen, sollten Sie sich so schnell wie möglich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen und klären, welche Informationen Sie benötigen und wofür diese verwendet werden sollen. Je früher mit der Zusammenstellung der Unterlagen begonnen wird, desto einfacher ist es, eventuelle Lücken zu schließen.
In den meisten Fällen lohnt es sich, um Folgendes zu bitten:
Der häufigste Fehler
Viele Unternehmer beginnen erst dann mit der Zusammenstellung der Unterlagen, wenn sie die Konformitätserklärung erstellen wollen. In der Praxis ist es wesentlich sicherer, die Unterlagen laufend zu sammeln, bereits während der Entwicklung oder des Kaufs der Verpackungen.
Was sind die Folgen, wenn die Unterlagen unvollständig sind?
Die Konformitätserklärung ist kein eigenständiges Dokument. Sie sollte sich auf technische Unterlagen stützen, die belegen, dass die Verpackung die Anforderungen der PPWR erfüllt.
Wenn ein Teil der Unterlagen nicht vorbereitet wurde oder auf Verlangen der zuständigen Behörde nicht vorgelegt werden kann, kann sich der Nachweis der Konformität als wesentlich schwieriger erweisen. Daher sollte die Dokumentation als ein fortlaufender Prozess betrachtet werden und nicht als einmalige Verpflichtung, die erst unmittelbar vor der Unterzeichnung der Erklärung erfüllt wird.
Unvollständige Unterlagen können unter anderem Folgendes bedeuten:
In der Praxis
Je früher Sie mit der Zusammenstellung der Unterlagen beginnen, desto geringer ist das Risiko, dass vor der Erstellung der Konformitätserklärung wichtige Informationen von Lieferanten oder Komponentenherstellern fehlen.
Wie bereitet man die Unterlagen für die PPWR-Erklärung vor?
Es gibt keinen einheitlichen Dokumentensatz, der für jeden Hersteller geeignet wäre. Der Umfang der technischen Dokumentation hängt von der Art der Verpackung, den verwendeten Materialien und den dafür geltenden Anforderungen der PPWR ab.
Das Wichtigste ist jedoch, rechtzeitig mit der Zusammenstellung der Unterlagen zu beginnen. Dadurch wird die Erstellung der Konformitätserklärung erheblich vereinfacht, und im Falle einer Kontrolle lässt sich leichter nachweisen, dass die Verpackung die Anforderungen der Verordnung erfüllt.
