BiREG notification: carrier obligations and consequences of failure to comply with them

Transport drogowy przez Węgry od kilku lat podlega znacznie ostrzejszej kontroli formalnej niż wcześniej. Jednym z kluczowych narzędzi nadzoru jest zgłoszenie w systemie BiREG. Dla wielu przewoźników to nadal temat niejasny albo bagatelizowany. Tymczasem dla węgierskich organów to jedno z pierwszych źródeł informacji podczas kontroli drogowej lub kontroli u załadowcy. Błąd w zgłoszeniu w BiREG nie jest drobną pomyłką techniczną. W praktyce może oznaczać wysoką karę finansową, problemy administracyjne, a nawet czasowe wykluczenie z wykonywania przewozów na Węgrzech. Dlatego warto dokładnie zrozumieć, czym jest ten system, skąd się wziął i jakie obowiązki realnie nakłada na uczestników transportu.

Skąd wziął się BiREG i jakie problemy branży miał rozwiązać

System BiREG został wprowadzony na mocy węgierskiego rozporządzenia rządowego nr 261/2011 (XII.7.), regulującego zasady wykonywania drogowego transportu rzeczy. Przepisy dotyczące elektronicznej rejestracji przewozów dodano do tego aktu prawnego pod koniec 2020 roku, a system zaczął obowiązywać od 1 stycznia 2021 r. (z krótkim okresem przejściowym).

Motywacja ustawodawcy była bardzo konkretna. Węgierskie organy od lat sygnalizowały:

BiREG miał te problemy ograniczyć poprzez uprzednią, elektroniczną rejestrację przewozu oraz powiązanie go z konkretnym pojazdem, trasą i podstawą prawną transportu.

Kogo dotyczy zgłoszenie w BiREG?

Zgłoszenie w BiREG nie dotyczy wyłącznie przewoźników węgierskich. Obowiązek obejmuje również firmy zagraniczne, jeżeli wykonują przewozy podlegające węgierskim przepisom. Kluczowe znaczenie ma więc charakter transportu, a nie siedziba firmy.

W praktyce w systemie BiREG występuje kilka ról, z których każda ma określone obowiązki:

Najczęstszym błędem jest założenie, że odpowiedzialność spoczywa wyłącznie na przewoźniku. W rzeczywistości system został zaprojektowany tak, aby kilka podmiotów wzajemnie się kontrolowało.

Załadunek i rozładunek w BiREG – ukryty punkt zapalny kontroli

W systemie BiREG załadunek i rozładunek nie są neutralnymi etapami transportu. Węgierskie przepisy świadomie włączyły te podmioty w mechanizm kontroli, aby ograniczyć fikcyjne lub nieprawidłowo realizowane przewozy. W praktyce oznacza to, że załadowca i rozładowca na terytorium Węgier pełnią rolę „pierwszego filtra” legalności transportu.

Przed dopuszczeniem pojazdu do załadunku lub rozładunku podmiot działający na Węgrzech musi sprawdzić:

Jeżeli którykolwiek z tych elementów się nie zgadza, załadunek lub rozładunek nie powinien się odbyć. Co więcej, przepisy nakładają na te podmioty obowiązek zgłoszenia naruszenia do właściwego organu. W praktyce oznacza to, że błąd w zgłoszeniu w BiREG bardzo często wychodzi na jaw jeszcze przed wyjazdem pojazdu z placu albo przy rozładunku.

Z punktu widzenia przewoźnika to szczególnie niebezpieczny moment. Kontrahenci na Węgrzech coraz częściej znają swoje obowiązki i odmawiają obsługi transportu, który budzi wątpliwości formalne. Nawet jeśli kara administracyjna formalnie spadnie na przewoźnika, konsekwencje biznesowe pojawiają się szybciej: opóźnienia, zerwanie zlecenia, utrata zaufania klienta.

W praktyce wiele kontroli BiREG zaczyna się właśnie od sygnału ze strony nadawcy lub odbiorcy. To dlatego ten etap transportu stanowi jeden z najczęstszych punktów zapalnych całego systemu.

Błędy w zgłoszeniu w BiREG i wynikające z nich kary

Kary za naruszenia związane ze zgłoszeniem w systemie BiREG wynikają z Rozporządzenia 156/2009 (VII.29.), które określa administracyjne kary pieniężne. Najczęstsze scenariusze wyglądają następująco:

Warto podkreślić jedno: kara nie zależy od tego, czy przewóz był faktycznie bezpieczny lub uczciwy. Liczy się wyłącznie zgodność z systemem.

Dlaczego zgłoszenie w systemie BiREG to temat, którego nie warto ignorować

Zgłoszenie w systemie BiREG nie jest formalnością, którą można nadrobić po fakcie. System działa w czasie rzeczywistym i został zaprojektowany tak, aby ujawniać nieprawidłowości na wczesnym etapie transportu. Każde zgłoszenie, każde zdarzenie graniczne i każda korekta pozostawiają ślad w systemie.

Dla organów kontrolnych BiREG pełni funkcję mapy ryzyka. Na jej podstawie typują pojazdy do kontroli drogowych, analizują powtarzalność naruszeń i weryfikują, czy dana firma rzeczywiście przestrzega warunków zezwoleń. Nawet jednorazowy błąd może więc skutkować zwiększoną liczbą kontroli w przyszłości.

Ignorowanie obowiązków związanych ze zgłoszeniem w BiREG ma też wymiar czysto operacyjny. Brak aktualnych procedur, brak przeszkolonego personelu lub poleganie na doświadczeniu kierowcy często prowadzą do sytuacji, w których:

Każdy z tych błędów generuje ryzyko kary finansowej, ale także ryzyko administracyjne. W skrajnych przypadkach organy mogą zakwestionować wiarygodność przewoźnika jako podmiotu uprawnionego do wykonywania określonych rodzajów transportu. To już nie jest problem jednego kursu, lecz całej działalności.

Dlatego zgłoszenie w systemie BiREG warto traktować nie jako pojedynczy obowiązek, lecz jako element szerszego systemu zgodności w transporcie towarów do Węgier. Im wcześniej zostanie uporządkowany, tym mniejsze ryzyko, że formalny błąd zacznie generować realne straty finansowe i wizerunkowe.

Spokój w transporcie zaczyna się od poprawnego zgłoszenia

Zgłoszenie w systemie BiREG to dziś jeden z tych obowiązków, które nie wybaczają improwizacji. Przepisy są precyzyjne, kontrole realne, a kary dotkliwe. Jednocześnie wiele firm transportowych funkcjonuje w środowisku, gdzie trasy się zmieniają, podstawy prawne transportu nie zawsze są oczywiste, a czas na analizę formalności bywa ograniczony.

W takich warunkach łatwo o błąd, który nie wynika ze złej woli, lecz z nadmiaru obowiązków i niejednoznacznych interpretacji. Dlatego coraz więcej przewoźników decyduje się nie przenosić całej odpowiedzialności na kierowców lub dział operacyjny, lecz uporządkować temat BiREG w sposób systemowy.

Pomagamy w przygotowaniu zgłoszenia w systemie BiREG od początku do końca. Analizujemy, czy dany transport podlega obowiązkowi zgłoszenia. Weryfikujemy dokumenty i podstawę prawną przewozu. Rejestrujemy transporty, pilnujemy spójności danych i reagujemy, zanim błąd stanie się naruszeniem. Dzięki temu przejmujemy ciężar formalności i ograniczamy ryzyko, które w przeciwnym razie spoczywałoby bezpośrednio na przewoźniku.

Jeżeli realizujesz transport na Węgry i chcesz mieć pewność, że wszystko zostało wykonane zgodnie z aktualnymi przepisami, warto oprzeć się na doświadczeniu, a nie na domysłach. Skontaktuj się z nami. Wszystko sprawdzimy i dopilnujemy, by zgłoszenie było przygotowane kompleksowo.