Transport odpadów po Europie – jak powinna wyglądać umowa?

Transport odpadów po Europie wymaga od przewoźnika posiadania odpowiednich zezwoleń, a od podmiotu organizującego przemieszczanie odpadów – zawarcia umowy wymaganej przez art. 18 Rozporządzenia (UE) 2024/1157. Jak powinna wyglądać taka umowa? Jakie elementy musi zawierać, a jakie warto dodać, aby lepiej zabezpieczyć interesy stron? W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze zasady oraz udostępniamy bezpłatny wzór umowy, który możesz wykorzystać jako punkt wyjścia i dostosować do specyfiki swojej działalności.

Transport odpadów po Europie po 21 maja 2026 roku – najważniejsze zmiany

21 maja 2026 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie (UE) 2024/1157, które zastąpiło wcześniejsze przepisy dotyczące transgranicznego przemieszczania odpadów.

Nowe regulacje wprowadziły wiele zmian. Część z nich zaczęła obowiązywać od razu, natomiast inne będą wdrażane stopniowo w kolejnych miesiącach i latach. Jednym z najważniejszych elementów reformy jest również uruchomienie systemu DIWASS, który w przyszłości ma całkowicie zdigitalizować proces zgłaszania transportów odpadów.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie obowiązki przedsiębiorców dotyczą wyłącznie systemów elektronicznych.

Wręcz przeciwnie.

Transport odpadów po Europie nadal wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentacji. Dotyczy to zarówno przewoźników, jak i podmiotów organizujących przemieszczanie odpadów, odbiorców oraz instalacji odzysku.

Jednym z obowiązków, o którym mówi się zdecydowanie zbyt rzadko, jest konieczność zawarcia umowy zgodnie z art. 18 Rozporządzenia (UE) 2024/1157.

Choć obowiązek ten nie jest nowy, wielu przedsiębiorców nadal nie posiada takiego dokumentu. Często wynika to z niewiedzy lub przekonania, że wystarczy sam Aneks VII.

To błąd.

Aneks VII i umowa z art. 18 pełnią zupełnie różne funkcje.

Aneks VII to dokument, który towarzyszy międzynarodowemu transportowi odpadów i zawiera informacje dotyczące konkretnego przemieszczania.

Natomiast umowa reguluje wzajemne obowiązki stron. Określa odpowiedzialność za odpady oraz sposób postępowania w przypadku sytuacji, w których transport nie zostanie zrealizowany zgodnie z przepisami.

Co ważne, właściwe organy mogą zażądać okazania takiej umowy podczas kontroli.

Dlatego warto przygotować ją odpowiednio wcześniej, zamiast robić to dopiero wtedy, gdy pojawią się pierwsze problemy.

Dlaczego umowa z art. 18 jest tak ważna?

Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że jest to kolejny dokument wymagany wyłącznie przez przepisy.

W praktyce pełni jednak znacznie ważniejszą funkcję.

Dobrze przygotowana umowa chroni wszystkie strony uczestniczące w transgranicznym przemieszczaniu odpadów.

Przede wszystkim jasno określa, kto odpowiada za poszczególne obowiązki. Dzięki temu w razie problemów nie dochodzi do sytuacji, w której każda ze stron twierdzi, że odpowiedzialność spoczywa na kimś innym.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku transportów międzynarodowych.

Często uczestniczy w nich kilka podmiotów z różnych państw. Organizator transportu znajduje się w jednym kraju, przewoźnik w drugim, odbiorca w trzecim, a instalacja odzysku jeszcze w innym.

Im więcej uczestników, tym większe ryzyko nieporozumień.

Umowa pozwala to ryzyko znacząco ograniczyć.

Jednocześnie zabezpiecza interesy przedsiębiorców w sytuacjach, które niestety zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać.

Przykładowo:

Każda z tych sytuacji generuje koszty.

Mogą one obejmować transport powrotny, magazynowanie odpadów, ich odzysk, unieszkodliwienie, a nawet wydatki poniesione przez właściwe organy administracji.

Jeżeli strony wcześniej określą swoje obowiązki, znacznie łatwiej będzie ustalić sposób działania i uniknąć długotrwałych sporów.

Dlatego warto traktować tę umowę nie jako formalność, lecz jako narzędzie ograniczające ryzyko prowadzenia działalności.

Co warto dodać do umowy, aby lepiej zabezpieczyć swoją firmę?

Rozporządzenie (UE) 2024/1157 określa jedynie minimalny zakres umowy. W praktyce jednak taki dokument rzadko wystarcza, zwłaszcza gdy transport odpadów po Europie odbywa się regularnie i obejmuje kilka państw.

Dobrze przygotowana umowa nie tylko spełnia wymagania przepisów. Powinna również ograniczać ryzyko nieporozumień pomiędzy stronami i wskazywać sposób postępowania w sytuacjach, których rozporządzenie nie opisuje szczegółowo.

Poniżej przedstawiamy zapisy, które warto rozważyć podczas przygotowywania własnej umowy.

Dokładne określenie rodzajów odpadów

Warto wskazać, jakich odpadów dotyczy współpraca.

Można podać między innymi:

Dzięki temu żadna ze stron nie będzie miała wątpliwości, czy dana partia odpadów jest objęta umową.

Obowiązek posiadania wymaganych zezwoleń

Choć może wydawać się to oczywiste, warto zapisać, że każda ze stron zobowiązuje się posiadać wszystkie wymagane decyzje administracyjne przez cały okres obowiązywania umowy.

Dotyczy to między innymi:

Jeżeli jedna ze stron utraci wymagane uprawnienia, powinna niezwłocznie poinformować o tym pozostałych uczestników.

Zasady przekazywania dokumentów

W praktyce wiele problemów wynika z opóźnionego przekazywania dokumentów.

Dlatego warto ustalić:

Kilka prostych zapisów może zapobiec wielu niepotrzebnym przestojom.

Obowiązek niezwłocznego informowania o problemach

Jeżeli podczas transportu pojawią się nieprzewidziane okoliczności, czas ma ogromne znaczenie.

Dlatego warto zobowiązać strony do niezwłocznego informowania o:

Im szybciej informacje dotrą do wszystkich uczestników transportu, tym większa szansa na ograniczenie kosztów.

Wskazanie osób odpowiedzialnych za kontakt

To drobny zapis, który często okazuje się niezwykle pomocny.

Warto wskazać:

Podczas międzynarodowego transportu odpadów liczy się szybki kontakt.

Określenie języka obowiązującego w razie rozbieżności

Jeżeli umowa zostanie sporządzona w dwóch wersjach językowych, warto wskazać, która wersja będzie miała pierwszeństwo w przypadku różnic interpretacyjnych.

To standardowy zapis w umowach międzynarodowych, który może zapobiec wielu sporom.

Ochrona danych i poufność

Podczas współpracy strony często wymieniają dokumenty zawierające dane handlowe, informacje o klientach czy szczegóły dotyczące transportów.

Krótka klauzula poufności zwiększa bezpieczeństwo obu stron.

Zmiany przepisów

Przepisy dotyczące transportu odpadów zmieniają się stosunkowo często.

Dlatego warto przewidzieć możliwość dostosowania umowy do nowych wymagań prawnych bez konieczności sporządzania całkowicie nowego dokumentu.

Rozwiązywanie sporów

Warto ustalić:

Takie postanowienia mogą znacząco skrócić czas ewentualnego postępowania.

Czy każda firma potrzebuje identycznej umowy?

Nie.

To bardzo ważna kwestia.

Firma organizująca kilka transportów rocznie będzie miała zupełnie inne potrzeby niż przedsiębiorstwo zlecające kilkaset międzynarodowych przewozów odpadów każdego miesiąca.

Podobnie będzie w przypadku brokerów, dealerów, producentów odpadów czy instalacji odzysku.

Dlatego warto traktować gotowy wzór jako punkt wyjścia, a nie dokument, którego treść należy kopiować bez żadnych zmian.

Dobrze przygotowana umowa powinna uwzględniać sposób współpracy stron oraz specyfikę prowadzonej działalności.

Pobierz darmowy wzór umowy

Nie ma potrzeby przygotowywać takiej umowy od podstaw.

Przygotowaliśmy przykładowy wzór w języku polskim i angielskim, zgodny z wymaganiami Rozporządzenia (UE) 2024/1157, który możesz bezpłatnie pobrać i dostosować do potrzeb swojej firmy.