Kto musi się zarejestrować w BDO w 2026 i złożyć roczne sprawozdanie?

Do 15 marca podmioty wpisane do rejestru BDO muszą złożyć roczne sprawozdanie. Termin ten co roku uruchamia falę nerwowych działań. Wielu przedsiębiorców dopiero wtedy analizuje, czy prawidłowo prowadzili ewidencję odpadów. W praktyce problem często zaczyna się wcześniej. Firma rejestruje się w BDO w 2025 lub 2026 roku, jednak działalność odpadową prowadziła już wcześniej. Sam wpis do rejestru nie zamknie jednak tematu. Jeżeli przedsiębiorca wytwarzał odpady, gospodarował nimi lub wprowadzał na rynek produkty w opakowaniach, musi rozliczyć również to, co robił przed rejestracją w bazie danych odpadowych. Oznacza to konieczność odtworzenia ewidencji oraz złożenia zaległych sprawozdań, nawet do 5 lat wstecz. Dlatego pytanie o to, kto musi się zarejestrować w BDO w 2026 roku ma wymiar praktyczny. Od prawidłowej odpowiedzi zależy bezpieczeństwo finansowe firmy.

Kto musi się zarejestrować w BDO 2026 – zasada ogólna

Zasada jest prosta. Każdy podmiot, który prowadzi działalność związaną z odpadami, powinien przed jej rozpoczęciem uzyskać wpis do BDO. Skala działalności nie ma tu znaczenia. Również okazjonalne działania mogą rodzić obowiązek rejestracji.

W szczególności wpisu wymagają przedsiębiorcy, którzy:

Obowiązek rejestracji nie będzie jednak dotyczył firmy, która wytwarza mniej odpadów niż przewidują progi ustawowe. Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 wymienia m. in., odpady takie jak:

Dlatego jeżeli przedsiębiorca świadczy usługi, w wyniku których powstają odpady wymienione we wspomnianym rozporządzeniu, ale w ilościach nieprzekraczających dopuszczalnych limitów, powinien przeanalizować, czy kwalifikuje się do rejestracji w BDO. Oczywiście nawet jeśli nie wytwarza odpadów, albo produkuje niewielkie ich ilości, ale wciąż gospodaruje nimi w jakiś sposób, obowiązek wpisu do bazy danych odpadowych nadal może go dotyczyć.

Kogo obejmuje obowiązek sprawozdawczy w BDO

Obowiązek sprawozdawczy dotyczy m. in. podmiotów wpisanych do rejestru BDO, które:

Każdy zarejestrowany przedsiębiorca musi do 15 marca złożyć sprawozdanie za poprzedni rok kalendarzowy. Raport ten opiera się na prowadzonej ewidencji odpadów. Jednak największe ryzyko dotyczy firm, które zarejestrowały się z opóźnieniem. Wpis uzyskany w 2026 roku nie oznacza, że wcześniejsza działalność pozostaje bez znaczenia. Na przykład jeżeli firma w 2023 lub 2024 roku wytwarzała odpady bez rejestracji, musi uporządkować dokumentację. W praktyce oznacza to odtworzenie ewidencji oraz przygotowanie zaległych sprawozdań.

Co więcej, organy mogą porównać dane z różnych źródeł. Analizują faktury, umowy, dokumenty transportowe oraz dane kontrahentów. Dlatego brak spójności między rzeczywistą działalnością a ewidencją szybko wychodzi na jaw. W efekcie sprawozdanie BDO staje się momentem weryfikacji całej historii firmy.

Spóźniona rejestracja w BDO – dlaczego nie legalizuje przeszłości

Wielu przedsiębiorców zakłada, że po uzyskaniu numeru BDO problem z danymi sprzed rejestracji znika. Tymczasem prawo działa inaczej. Rejestracja nie ma mocy wstecznej. Odpowiedzialność za wcześniejsze działania nadal istnieje. Jeżeli firma wprowadzała na rynek produkty w opakowaniach bez wpisu, naruszyła przepisy. Jeżeli wytwarzała odpady i nie prowadziła ewidencji, również dopuściła się uchybienia. W takiej sytuacji konieczne jest uporządkowanie dokumentacji oraz przygotowanie zaległych sprawozdań.

Dlatego przed złożeniem pierwszego sprawozdania po rejestracji warto przeprowadzić audyt działalności. Należy ustalić, od kiedy powstał obowiązek rejestracji. Następnie trzeba odtworzyć przepływy odpadów i sprawdzić poprawność kodów. Dopiero wtedy można bezpiecznie złożyć sprawozdanie. Takie działanie minimalizuje ryzyko kontroli i kar finansowych.

Najczęstsze błędy w BDO, które prowadzą do sankcji

Przedsiębiorcy najczęściej popełniają powtarzalne błędy:

Częstym problemem są również błędne kody odpadów. Niewłaściwa klasyfikacja może zmienić zakres obowiązków i niezbędnych dokumentów. Ponadto niektórzy przedsiębiorcy składają „zerowe” sprawozdania, mimo że w rzeczywistości prowadzili działalność.

Konsekwencje mogą być dotkliwe. Ustawodawca przewidział wysokie kary administracyjne, które w skrajnych przypadkach sięgają nawet 1 mln zł. Oczywiście sankcje są stopniowane. Jednak organ bierze pod uwagę skalę naruszenia i stopień zawinienia.

Dlatego warto działać prewencyjnie, a nie dopiero po wszczęciu postępowania. O tym, ile faktycznie mogą kosztować błędy w ewidencji odpadów pisaliśmy w jednej z poprzednich publikacji. Ustawa o odpadach przewiduje, że za brak rocznego sprawozdania o odpadach złożonego w wyznaczonym terminie, nakładana jest kara grzywny. Tak samo w przypadku, gdy przewoźnik nie będzie miał przy sobie wygenerowanej karty przekazania odpadu. Karę finansową na mocy przepisów otrzyma również podmiot, który przeklasyfikuje odpad niebezpieczny na inny niż niebezpieczny w celu zmniejszenia odpowiedzialności za jego gospodarowanie. Podobnie w przypadku, gdy celowo zmiesza odpady niebezpieczne z neutralnymi.

Wspomniane wyżej przypadki, jak również brak systematycznego prowadzenia ewidencji odpadów, to prosta droga do kary finansowej sięgającej nawet 1 miliona złotych.

Dlaczego profesjonalna obsługa BDO ma znaczenie

Profesjonalna obsługa BDO zaczyna się od audytu. Najpierw trzeba ustalić, czy i od kiedy firma prowadziła działalność odpadową. Następnie zweryfikować, jakie obowiązki realnie wynikają z tej działalności. Dopiero potem porządkuje się ewidencję i przygotowuje sprawozdanie. Dzięki temu nie ma zgadywania – działa się wyłącznie na faktach.

Co istotne, spóźniona rejestracja w BDO tworzy szczególnie ryzykowny scenariusz. Wtedy sama poprawna wysyłka sprawozdania „tu i teraz” nie rozwiązuje problemu. Trzeba jeszcze uporządkować okres wcześniejszej działalności. Chodzi o odtworzenie ewidencji i przygotowanie zaległych sprawozdań, jeśli są wymagane. W przeciwnym razie firma zostaje z numerem BDO, ale bez spójnej historii. Obsługa BDO, którą oferujemy w Ekologistyce24, ma też wartość operacyjną. Po pierwsze, ogranicza zaangażowanie po stronie klienta. Nie musi on już tracić czasu na liczenie czy sprawdzanie. Po drugie, zmniejsza ryzyko błędów wynikających z presji terminu 15 marca. Po trzecie, daje spójność dokumentów, co ma znaczenie przy kontroli. Wreszcie, pozwala zbudować procedurę na kolejne lata, zamiast co roku „gasić pożar”.

Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców wybiera usługę obsługi BDO przez Ekologistyka24. Odciążamy firmę i przejmujemy proces kompleksowo: od weryfikacji obowiązków i uporządkowania dokumentów, przez ewidencję, aż po przygotowanie i złożenie sprawozdania. Dodatkowo pilnujemy spójności danych i wspieramy przy korespondencji z urzędem, jeśli pojawią się jakieś pytania. Dzięki temu przedsiębiorca nie traci czasu, nie działa pod presją terminu i ogranicza ryzyko kosztownych błędów.

Co zrobić teraz przed 15 marca: bezpieczna ścieżka dla firm

Jeżeli zbliża się termin 15 marca, nie zaczynaj od samego sprawozdania. Zacznij od kontroli podstaw. Poniżej masz praktyczne kroki, które porządkują temat i minimalizują ryzyko.

Jeżeli Twoja firma myśli o rozwoju i chcesz działać także poza Polską, podejdź do tego strategicznie. W najbliższym czasie kluczowe znaczenie będzie miał europejski system raportowania transportu odpadów DIWASS. Warto zainteresować się nim wcześniej, bo obowiązek rejestracji obejmie nie tylko przewoźników, ale wszystkie podmioty, zaangażowane w międzynarodowy przewóz odpadów.