Prowadzenie ewidencji odpadów – najczęstsze błędy i jak ich unikać

Prowadzenie ewidencji odpadów to kluczowy obowiązek wielu przedsiębiorstw w Polsce. Złożoność przepisów oraz dynamiczne zmiany w regulacjach sprawiają, że o pomyłki nietrudno. Błędy w ewidencji mogą firmę drogo kosztować. W tym artykule przedstawiamy najczęstsze błędy jakie popełniają przedsiębiorcy przy ewidencji odpadów oraz radzimy jak ich unikać.

1. Nieprawidłowe klasyfikowanie odpadów

Jednym z najczęstszych błędów jest przypisywanie odpadom niewłaściwych kodów na podstawie katalogu odpadów. Niektóre odpady występują bowiem pod kilkoma kodami, w zależności od składu lub właściwości. Trzeba więc naprawdę dużej wiedzy i doświadczenia, by przyporządkować je do odpowiedniej kategorii. Kody, o których mowa, znaleźć można w Rozporządzeniu Ministra Klimatu z dnia 2 stycznia 2020 r. w sprawie katalogu odpadów. Jest to dokument, który uwzględnia unijne przepisy odnośnie kategoryzacji odpadów (wcześniej Rozporządzenie 1013/2006, obecnie Rozporządzenie 2024/1157). Można go również pobrać i mieć go zawsze pod ręką:

Co możesz zrobić by uniknąć tego błędu?

• Korzystaj wyłącznie z oficjalnych katalogów i wytycznych.
• Konsultuj się z ekspertami lub firmami zajmującymi się doradztwem środowiskowym.
• Regularnie aktualizuj wiedzę o zmianach w klasyfikacji.

2. Brak aktualizacji danych w systemie BDO

System BDO (Baza Danych o Odpadach) od 2018 roku jest głównym narzędziem, z jakiego muszą korzystać przedsiębiorcy, którzy zarządzają odpadami w Polsce. Wypełnianie obowiązków ewidencyjnych i sprawozdawczych za jego pośrednictwem ma rację bytu tylko w przypadku, gdy dane firmy są aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. Zgodnie z art. 59 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, gdy dane firmy ulegną zmianie (i nie chodzi tylko o dane adresowe ale też o to, czym się firma zajmuje), musi ona je zaktualizować w ciągu 30 dni od zaistnienia zmiany. W przeciwnym razie stanie się to, o czym informuje Art. 179 tejże ustawy:

Kto wbrew przepisom art. 50 ust. 1, art. 59 ust. 1 oraz art. 60 ust. 1 nie składa wniosku o wpis do rejestru, o zmianę wpisu do rejestru lub o wykreślenie z rejestru albo składa wniosek niezgodny ze stanem faktycznym, podlega karze aresztu albo grzywny.

Co możesz zrobić by uniknąć tej kary?

• Regularnie sprawdzaj i aktualizuj dane w systemie BDO, szczególnie po każdej zmianie w działalności firmy, np. zmianie adresu, rozszerzeniu działalności czy dodaniu nowych rodzajów odpadów.
• Ustal wewnętrzne procedury monitorowania zmian w działalności.

3. Niewłaściwe wypełnianie kart przekazania odpadów (KPO)

Karta Przekazania Odpadów (KPO) to dokument, który potwierdza przekazanie odpadów innemu podmiotowi. Czasem błędy pojawiają się już podczas wypełniania informacji o masie, rodzaju odpadów czy danych odbiorcy. Co warto zaznaczyć, błędy w KPO często bezwiednie powielane są w Karcie Ewidencji Odpadów (KEO). Właśnie dlatego tak ważne jest skrupulatne sprawdzanie dokumentów na każdym etapie.

Co możesz zrobić by nie popełnić tego błędu?

• Przede wszystkim sprawdzaj dane przed zatwierdzeniem KPO. Wydłuży to co prawda nieznacznie cały proces zarządzania dokumentacją w BDO, ale wysiłek się opłaci.
• Skorzystaj z pomocy doświadczonych doradców, którzy pokażą ci jak wypełniać KPO by ustrzec się błędów albo zrobią to za ciebie.
• Regularnie weryfikuj zgodność KPO i KEO.

4. Niedotrzymywanie terminów składania sprawozdań

Wielu przedsiębiorców zapomina niestety o terminach składania rocznych sprawozdań o odpadach. Nie ma na to jednak żadnego wytłumaczenia. Obowiązek sprawozdawczy musi bowiem spełnić każdy kwalifikujący się do niego podmiot, zarejestrowany w BDO. Zgodnie z art. 75 przywoływanej w artykule ustawy o odpadach, sprawozdania należy składać do 15 marca każdego roku za rok poprzedni. Opóźnienia mogą niestety skutkować karami finansowymi do nawet 5 tys. złotych.

Jak zatem pilnować terminu składania sprawozdań?

• Wprowadź system przypomnień o terminach, np. za pomocą kalendarzy online lub oprogramowania do zarządzania dokumentacją.
• Wyznacz konkretne osoby odpowiedzialne za składanie raportów.
• Bezwzględnie sprawdzaj zgodność i kompletność dokumentów na kilka tygodni przed upływem terminu.

5. Nieprzechowywanie dokumentacji przez wymagany okres

Zgodnie z art. 72 ustawy o odpadach, dokumentację dotyczącą odpadów należy przechowywać przez minimum 5 lat:

Posiadacz odpadów jest obowiązany do przechowywania dokumentów i wszelkich danych, na podstawie których są sporządzane dokumenty ewidencji odpadów, o których mowa w art. 67 ust. 1, przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone te dokumenty ewidencji odpadów (…)

Warto jednak dotrzymać tego terminu, ponieważ w przeciwnym razie firma naraża się na karę grzywny.

Co powinieneś zrobić?

• Przechowuj dokumentację w formie elektronicznej i papierowej.
• Upewnij się, że dokumenty są archiwizowane w bezpieczny sposób. Zagubienie lub przypadkowe zniszczenie dokumentu nie stanowi dla urzędnika wiarygodnej wymówki.
• Stosuj systematyczne przeglądy przechowywanej dokumentacji. Upewnij się, że zawarte w niej informacje są zgodne z prawdą.

6. Brak szkoleń dla pracowników zajmujących się ewidencją odpadów

Nieprzeszkoleni pracownicy mogą – i niestety będą – popełniać błędy. A te mogą firmę niestety dużo kosztować. I nie chodzi tu tylko o czas potrzebny na naniesienie poprawek. Chodzi również o problemy administracyjne i finansowe. Te ostatnie mogą uszczuplić konto firmy, w dodatku nawet o setki tysięcy złotych.

Jak unikać tego błędu?

• Organizuj regularne szkolenia z zakresu gospodarki odpadami albo wyślij wybranych pracowników na szkolenia organizowane przez firmę zewnętrzną.
• Monitoruj zmiany w przepisach i informuj personel, gdy tylko zapowiedziane zostaną nowe zasady gospodarowania odpadami ważne z punktu widzenia twojej działalności.
• Korzystaj z certyfikowanych kursów i warsztatów branżowych.

7. Prowadzenie ewidencji odpadów bez uwzględnienia wszystkich ich kodów

Firmy mają niestety tendencję do pomijania odpadów niebezpiecznych lub odpadów powstałych w mniejszych ilościach myśląc, że te ilości nie podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Warto jednak pamiętać, że wprowadzono nowe przepisy, takie jak Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024. Na jego podstawie od początku roku każda ilość odpadów niebezpiecznych podlega ewidencji.

Co zrobić by prowadzenie ewidencji odpadów było łatwiejsze?

• Regularnie przeglądaj procesy produkcyjne pod kątem powstawania odpadów.
• Prowadź szczegółową dokumentację każdego rodzaju odpadów.
• Weryfikuj kompletność ewidencji podczas wewnętrznych audytów.

***

Unikanie błędów w ewidencji odpadów wymaga przede wszystkim staranności, znajomości przepisów oraz regularnych szkoleń. Dbałość o prawidłowe klasyfikowanie odpadów, terminowość w sprawozdawczości i aktualizację danych to klucz do skutecznego zarządzania gospodarką odpadami w firmie.