Papierowe dokumenty – czy zostaną zastąpione przez DIWASS?
Papierowe dokumenty przez lata były podstawą transgranicznego przemieszczania odpadów w UE. Jednak to się właśnie zmieniło. Od 21 maja 2026 r. obowiązuje bowiem rozporządzenie (UE) 2024/1157. Wprowadza ono obowiązkową cyfryzację dokumentów poprzez system DIWASS (Digital Waste Shipment System). Co zatem oznacza to w praktyce?
Potrzebujesz pomocy w zarejestrowaniu firmy na platformie DIWASS?
Zgłoś się do nas i powierz opiekę nad firmą profesjonalistom:
e.nadolna@ekologistyka24.pl , +48 881 045 376
j.blazewicz@ekologistyka24.pl , +48 500 867 153
Czym jest DIWASS?
Przede wszystkim DIWASS to centralny system informatyczny Komisji Europejskiej. Umożliwia on elektroniczny obieg informacji i dokumentów w procedurach transgranicznego przemieszczania odpadów (TPO). Innymi słowy, zastępuje papierowy obieg dokumentów wymianą danych online.
Co więcej, korzystanie z systemu jest obowiązkowe. Dotyczy to wszystkich uczestników międzynarodowego transportu odpadów: wytwórców, przewoźników oraz organizatorów przemieszczeń.
Cyfryzacja dokumentów – co przenosi się do systemu?
W ramach cyfryzacji dokumentów przez DIWASS przekazywane są m.in.:
- dokumenty zgłoszenia (notyfikacje) wraz z załącznikami
- korespondencja z organami i ich decyzje
- dokumenty przesyłania dla poszczególnych transportów
- formularze Annex VII dla odpadów z tzw. zielonej listy
Dla firm oznacza to koniec papierowych formularzy. Dlatego też bez konta w systemie legalny transgraniczny transport odpadów nie jest już możliwy.
Papierowe dokumenty przed i po DIWASS
| Obszar | Przed DIWASS (papier) | Po DIWASS (cyfrowo) |
|---|---|---|
| Forma dokumentów | Papierowe formularze i wydruki | Elektroniczne zgłoszenia w systemie UE |
| Obieg informacji | Poczta, faks, ręczne podpisy | Wymiana danych online |
| Notyfikacje | Wnioski składane odrębnie w każdym kraju | Jedna procedura w DIWASS |
| Kontrola | Weryfikacja papierów w trakcie transportu | Wgląd organów w dane w czasie rzeczywistym |
| Ryzyko błędów | Zgubione lub niekompletne dokumenty | Walidacja danych i pełna historia procedury |
| Podstawa prawna | Rozporządzenie (WE) 1013/2006 | Rozporządzenie (UE) 2024/1157 |
Zalety cyfryzacji
- Ujednolicenie procedur – po pierwsze, jedna platforma dla wszystkich uczestników procesu w całej UE.
- Przejrzystość i identyfikowalność – cała procedura odbywa się bowiem w jednym miejscu, od wniosku po potwierdzenie przetworzenia odpadów.
- Szybsze formalności – lepsza koordynacja między klientem, przewoźnikiem i organami.
- Porządek w dokumentach – dzięki temu ryzyko zagubienia papierów w transporcie znacząco maleje.
Wady i wyzwania
- Obowiązkowa rejestracja – przede wszystkim potrzebne jest m.in. konto EU Login, a ponadto przeszkolenie pracowników.
- Ryzyko kar – błędne lub niekompletne zgłoszenie może bowiem skutkować mandatami. Dla przykładu, kontrole ITD nakładały już kary rzędu 10 000 zł za brak dokumentów.
- Stopniowe wdrażanie – w pierwszej fazie system obejmuje głównie notyfikacje. Co więcej, od 1 stycznia 2027 r. dojdzie obowiązek zgłoszenia transportu na 2 dni robocze przed jego rozpoczęciem.
- Zależność od IT – firmy powinny przygotować procedury awaryjne na wypadek braku dostępu do sieci.
Czy papierowe dokumenty znikną całkowicie?
W transgranicznym transporcie odpadów – tak. Papier ustępuje bowiem miejsca systemowi cyfrowemu. Warto jednak pamiętać, że DIWASS nie zastępuje krajowych rejestrów odpadów (np. polskiej BDO). Uzupełnia je jedynie na poziomie europejskim.
Ponadto krajowy transport odpadów nadal regulują przepisy krajowe. W związku z tym papierowe dokumenty nie znikną z dnia na dzień z całej gospodarki odpadami. Jednak w transporcie międzynarodowym ich era właśnie dobiegła końca.
