Deklaracja zgodności PPWR – kto musi ją przygotować, co powinna zawierać i kiedy będzie obowiązkowa?
Jeszcze do niedawna niewiele firm wiedziało czym jest deklaracja zgodności PPWR. Tymczasem już od 12 sierpnia 2026 r. dla wielu producentów opakowań stanie się ona jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających zgodność z nowymi przepisami Unii Europejskiej. Podpisując deklarację zgodności PPWR, producent oświadcza, że jego opakowanie spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu (UE) 2025/40. Takie oświadczenie musi być poparte odpowiednią dokumentacją techniczną i może zostać zweryfikowane przez właściwe organy nadzoru rynku. Wokół tego obowiązku pojawia się już wiele pytań. Kto odpowiada za przygotowanie deklaracji? Czy dotyczy ona każdego opakowania? Jakie informacje musi zawierać? I czy wystarczy przygotować jeden dokument dla wszystkich produktów? W tym artykule odpowiadamy na najważniejsze pytania oraz pokazujemy, jak przygotować firmę do nowych obowiązków wynikających z PPWR.
Przygotowujesz firmę do PPWR?
Przepisy dotyczące opakowań będą rozwijane przez kolejne akty wykonawcze, wytyczne oraz interpretacje. Na bieżąco monitorujemy zmiany i analizujemy ich wpływ na przedsiębiorców. Jeżeli chcesz wiedzieć, jakie obowiązki będą dotyczyć Twojej firmy i jak odpowiednio wcześnie się do nich przygotować, skontaktuj się z naszym zespołem.:
e.nadolna@ekologistyka24.pl , +48 881 045 376
j.blazewicz@ekologistyka24.pl , +48 500 867 153
Czym jest deklaracja zgodności PPWR?
Deklaracja zgodności PPWR to dokument, w którym producent potwierdza, że dane opakowanie spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR). Stanowi ona formalne oświadczenie producenta i jest jednym z podstawowych elementów systemu potwierdzania zgodności opakowań z nowymi przepisami.
Co ważne, sama deklaracja nie tworzy zgodności z prawem. Jest jedynie potwierdzeniem, że producent dysponuje dokumentacją techniczną oraz dowodami wykazującymi spełnienie wszystkich obowiązujących wymagań. Innymi słowy, podpis na deklaracji powinien być efektem wcześniej wykonanej analizy, badań i zgromadzenia odpowiednich informacji, a nie ich zastępstwem.
W praktyce
Deklarację zgodności PPWR można porównać do podpisanego oświadczenia: „Sprawdziłem swoje opakowanie i mogę wykazać, że spełnia wymagania rozporządzenia PPWR.” Jeżeli organ nadzoru poprosi o dowody, producent powinien być w stanie je przedstawić.
Od kiedy deklaracja zgodności PPWR będzie obowiązkowa?
Rozporządzenie PPWR weszło w życie 11 lutego 2025 r., jednak większość jego przepisów zacznie obowiązywać dopiero 12 sierpnia 2026 r. To właśnie od tego dnia producenci będą musieli sporządzać deklarację zgodności dla opakowań objętych wymaganiami rozporządzenia.
Warto jednak pamiętać, że przygotowanie samego dokumentu jest ostatnim etapem całego procesu. Najpierw trzeba sprawdzić, czy opakowanie spełnia wymagania PPWR, zgromadzić odpowiednią dokumentację techniczną i uzyskać informacje od dostawców materiałów oraz komponentów. Dopiero wtedy producent może podpisać deklarację zgodności z pełnym przekonaniem, że jest ona zgodna ze stanem faktycznym.
Nie warto czekać do ostatniej chwili
Firmy korzystające z wielu rodzajów opakowań lub współpracujące z kilkoma dostawcami mogą potrzebować miesięcy na zebranie wszystkich danych. Im wcześniej rozpoczną przygotowania, tym łatwiej będzie uniknąć problemów po rozpoczęciu stosowania nowych przepisów.
Kto musi przygotować deklarację zgodności PPWR?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań i jednocześnie miejsce, w którym łatwo o błędną interpretację przepisów.
Intuicja podpowiada, że obowiązek przygotowania deklaracji spoczywa na fabryce produkującej opakowania. W wielu przypadkach będzie to prawda, ale nie zawsze. PPWR posługuje się własną definicją producenta i w praktyce odpowiedzialny za zgodność może być zupełnie inny podmiot niż ten, który fizycznie wytworzył opakowanie.
Kluczowe znaczenie ma to, kto wprowadza opakowanie do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym. To właśnie ten podmiot przejmuje odpowiedzialność za zgodność opakowania z wymaganiami PPWR oraz za sporządzenie deklaracji zgodności. W praktyce oznacza to, że właściciel marki często nie może ograniczyć się do otrzymania kilku zapewnień od dostawcy. Musi mieć możliwość wykazania, że opakowanie rzeczywiście spełnia wymagania rozporządzenia.
Najczęstsza pułapka
Fabryka może wyprodukować opakowanie, ale to właściciel marki może odpowiadać za jego zgodność z PPWR. Dlatego przed podpisaniem deklaracji warto dokładnie ustalić, kto w świetle rozporządzenia jest producentem i na kim spoczywa odpowiedzialność.
Kto naprawdę podpisuje deklarację zgodności PPWR?
Wyobraźmy sobie prostą sytuację.
Polska fabryka produkuje plastikowe butelki. Następnie wysyła je do firmy z Niemiec, która napełnia je sokiem, umieszcza na etykiecie własne logo i sprzedaje gotowy produkt pod swoją marką na terenie całej Unii Europejskiej.
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że za zgodność opakowania odpowiada producent butelek. W końcu to on je zaprojektował i wyprodukował.
Tymczasem przepisy PPWR mogą prowadzić do zupełnie innego wniosku.
Jeżeli opakowanie jest wprowadzane do obrotu pod nazwą lub znakiem towarowym niemieckiej firmy, to właśnie ona może zostać uznana za producenta w rozumieniu rozporządzenia. W konsekwencji to na niej może spoczywać obowiązek zapewnienia zgodności opakowania z wymaganiami PPWR oraz sporządzenia deklaracji zgodności.
Dlatego nie warto zakładać, że odpowiedzialność zawsze pozostaje po stronie fabryki. W wielu modelach biznesowych kluczową rolę odgrywa właściciel marki lub importer, który wprowadza produkt na rynek.
Zapamiętaj
W PPWR słowo „producent” nie zawsze oznacza firmę, która fizycznie wyprodukowała opakowanie. O tym, kto ponosi odpowiedzialność, decydują definicje zawarte w rozporządzeniu oraz sposób wprowadzania opakowania do obrotu.
Co musi zawierać deklaracja zgodności PPWR?
Sama deklaracja nie jest rozbudowanym dokumentem. Nie oznacza to jednak, że można przygotować ją w dowolny sposób. Rozporządzenie określa informacje, które powinny się w niej znaleźć, aby producent mógł jednoznacznie potwierdzić zgodność opakowania z wymaganiami PPWR.
W praktyce deklaracja powinna umożliwiać odpowiedź na trzy podstawowe pytania:
- Kto składa oświadczenie?
- Jakiego opakowania dotyczy deklaracja?
- Na jakiej podstawie producent potwierdza zgodność z PPWR?
W zależności od rodzaju opakowania deklaracja będzie zawierać między innymi:
Co ważne, podpisanie deklaracji nie kończy obowiązków producenta. W razie kontroli samo oświadczenie nie będzie wystarczające. Organ nadzoru może zażądać dokumentacji technicznej potwierdzającej każdą informację zawartą w deklaracji.
To dopiero początek
Deklaracja zgodności PPWR zajmie prawdopodobnie jedną lub kilka stron. Dokumentacja, która będzie ją uzasadniać, może liczyć dziesiątki, a w niektórych przypadkach nawet setki stron.
Czy jedna deklaracja zgodności PPWR wystarczy?
To zależy od rodzaju działalności i liczby opakowań wykorzystywanych przez firmę. W praktyce odpowiedź bardzo często brzmi: nie.
Jeżeli przedsiębiorca wprowadza do obrotu kilka różnych opakowań, które różnią się materiałem, konstrukcją lub przeznaczeniem, przygotowanie jednej wspólnej deklaracji może nie być wystarczające. Każde opakowanie powinno zostać ocenione pod kątem wymagań PPWR, a deklaracja musi jednoznacznie wskazywać, którego produktu dotyczy.
Wyobraźmy sobie producenta żywności, który sprzedaje swoje produkty w plastikowych tackach, szklanych słoikach i kartonowych pudełkach. Każde z tych opakowań może podlegać innym wymaganiom technicznym oraz wymagać odrębnej dokumentacji potwierdzającej zgodność. W efekcie liczba deklaracji zgodności może być znacznie większa, niż przedsiębiorca zakładał na początku.
Dlatego już dziś warto przygotować listę wszystkich opakowań wykorzystywanych w firmie. Taki prosty audyt pozwoli szybciej ocenić skalę przyszłych obowiązków i uniknąć sytuacji, w której część opakowań zostanie pominięta.
Dobra praktyka
Nie zaczynaj od tworzenia deklaracji. Najpierw przygotuj zestawienie wszystkich opakowań używanych przez firmę. Dopiero wtedy łatwiej będzie określić, ile deklaracji rzeczywiście trzeba sporządzić.
Deklaracja zgodności to tylko część obowiązków
To właśnie tutaj wiele firm może się zdziwić. Sama deklaracja zgodności PPWR jest stosunkowo krótkim dokumentem. Największym wyzwaniem nie będzie jednak jej napisanie, lecz udowodnienie, że zawarte w niej oświadczenia są prawdziwe.
Producent powinien dysponować dokumentacją techniczną, która potwierdzi zgodność opakowania z wymaganiami rozporządzenia. W zależności od rodzaju opakowania mogą to być wyniki badań, informacje o składzie materiałowym, dane dotyczące możliwości recyklingu, zawartości materiałów z recyklingu, obecności substancji objętych ograniczeniami czy dokumenty otrzymane od dostawców.
W praktyce oznacza to, że przygotowanie deklaracji często wymaga współpracy wielu działów przedsiębiorstwa. Zakupy muszą pozyskać informacje od dostawców, dział jakości powinien zweryfikować zgodność materiałów, a osoby odpowiedzialne za zgodność z przepisami muszą ocenić, czy zgromadzona dokumentacja jest kompletna.
Im bardziej złożone są opakowania i łańcuch dostaw, tym większe znaczenie będzie miało uporządkowanie informacji. W wielu firmach właśnie zebranie danych od dostawców okaże się najbardziej czasochłonnym elementem całego procesu.
Warto o tym pamiętać
Deklarację zgodności można przygotować w ciągu jednego dnia. Zebranie wszystkich dokumentów, które uzasadniają jej treść, może zająć kilka tygodni, a w dużych organizacjach nawet kilka miesięcy.
Kto odpowiada za treść deklaracji zgodności PPWR?
Podpisanie deklaracji zgodności nie jest zwykłą formalnością. Składając oświadczenie, producent potwierdza, że opakowanie spełnia wymagania określone w PPWR oraz że dysponuje dokumentacją potwierdzającą ten fakt.
Oznacza to, że odpowiedzialność nie kończy się na przygotowaniu dokumentu. Jeżeli organ nadzoru rynku zażąda wyjaśnień lub dokumentów, producent powinien być w stanie wykazać, na jakiej podstawie potwierdził zgodność opakowania z przepisami.
Dlatego deklaracja zgodności nie powinna być podpisywana wyłącznie na podstawie zapewnień dostawców lub przypuszczeń. Każde zawarte w niej oświadczenie powinno mieć odzwierciedlenie w dokumentacji technicznej. To właśnie ona będzie stanowiła podstawę podczas ewentualnej kontroli.
W praktyce oznacza to, że przygotowanie deklaracji zgodności PPWR warto potraktować jako element szerszego procesu zarządzania zgodnością opakowań, a nie jako pojedynczy dokument wymagany przez przepisy.
Największy błąd?
Traktowanie deklaracji zgodności jako formularza do wypełnienia. W rzeczywistości jest ona podsumowaniem całego procesu oceny zgodności opakowania.
Czy Twoja firma jest gotowa na deklarację zgodności PPWR?
Dla wielu przedsiębiorców największym wyzwaniem nie będzie samo przygotowanie deklaracji zgodności PPWR. Znacznie więcej czasu może zająć uporządkowanie informacji o opakowaniach, zweryfikowanie dokumentacji od dostawców oraz sprawdzenie, czy wszystkie wymagania rozporządzenia zostały rzeczywiście spełnione.
Dlatego nie warto odkładać przygotowań na ostatnie tygodnie przed rozpoczęciem stosowania nowych przepisów. Im wcześniej firma przeanalizuje swoje opakowania i zgromadzi potrzebne dane, tym łatwiej będzie przygotować deklaracje zgodności oraz uniknąć niepotrzebnych problemów podczas kontroli.
Jeżeli nie masz pewności, czy obowiązek sporządzenia deklaracji zgodności PPWR dotyczy Twojej firmy, warto przeprowadzić wstępną analizę jeszcze przed wejściem nowych przepisów w życie. Pozwoli to zidentyfikować ewentualne braki i zaplanować działania z odpowiednim wyprzedzeniem.
5 pytań, które warto zadać sobie już dziś
Zanim przygotujesz pierwszą deklarację zgodności PPWR, odpowiedz na kilka prostych pytań.
Jeżeli na którekolwiek z tych pytań odpowiedź brzmi „nie” lub „nie wiem”, to dobry moment, aby rozpocząć przygotowania. W praktyce właśnie zebranie dokumentacji i uporządkowanie informacji zajmuje najwięcej czasu.
